Samenvatting
De gegevensverwerking vindt plaats ten behoeve van:
· De kwalitatieve inhoudelijke persoonlijke zorg.
· De administratieve verwerking van cliëntengegevens voor een geordende bedrijfsvoering.
· Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de praktijk rondom cliëntenbehandeling en -begeleiding.
De haptotherapeut respecteert de privacy van alle cliënten van de praktijk. De haptotherapeut draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.
De haptotherapeut verwerkt persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevens Bescherming (AVG)
Privacy beleid ‘Haptonomie met Jet’
Om jouw proces tijdens de haptotherapie goed te kunnen volgen en te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht. Om je dossier zorgvuldig bij te kunnen houden en om je facturen te kunnen sturen heb ik gegevens van jou nodig. Ik beperk de registratie zo veel mogelijk zodat je geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn.
1. Rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming in te trekken.
1.1 Inzage. Je hebt het recht op inzage in je dossier, je kan hierom vragen. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van ‘Haptonomie met Jet’
1.2 Rectificatie. Je hebt het recht om (onjuiste) gegevens aan te laten passen.
1.3 Verwijdering. Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van je dossier. Als je niet langer wilt dat je gegevens bewaard blijven dan kan je dit schriftelijk aangeven. Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen, zal ik je dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven in verband met de fiscale bewaarplicht. Als je vraagt om verwijdering, is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk, omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden > Dat kan alleen met jouw toestemming.
1.4 Bezwaar. Als je bezwaar hebt tegen een (deel van) de registratie kan je dit aangeven. Dan bespreken we wat een goede manier is om aan je bezwaar tegemoet te komen.
1.5 Overdragen. Je hebt het recht aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouzelf of aan een derde partij. Je gegevens worden nooit op mijn initiatief aan derden verstrekt voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.
1.6 Toestemming intrekken. Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering).
1.7 Na afloop van het behandeltraject hebt u het recht uw dossier te laten vernietigen. Ik heb daar uw schriftelijke toestemming voor nodig voorzien van uw handtekening. Zonder dit verzoek hou ik de wettelijke bewaartermijn aan.
2. Gegevens registratie
Welke gegevens worden geregistreerd, waar en waarvoor?
De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling. Deze gegevens worden geregistreerd in het dossier. De gegevens die ik registreer zijn:
- Naam, adres, telefoonnummer. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en ten behoeve van de facturatie om te voldoen aan richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
- Geboortedatum en geboorteplaats. Ter identificatie en om de leeftijd te weten.
- Mailadres. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en gegevens te kunnen sturen.
- Huisarts en/of andere behandelaren. Als je ook andere behandelingen volgt, is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychische en/of lichamelijke klachten/problemen. We bespreken dan samen of dat bij jou van toepassing is en of het belangrijk is dat ik gegevens heb van je huisarts of medebehandelaar. Als dat wel het geval is, zal ik je ook vragen om, schriftelijk, toestemming te verlenen om met de huisarts of medebehandelaar contact te hebben.
- Gegevens van de verzekering (verzekeraar en polisnummer). Het is niet verplicht om gegevens te verstrekken van je verzekering.
- Behandelplan. Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
- Sessieverslagen. Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
- Informatie aan derden wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je mij verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, dan zal ik je vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt gescand en in je dossier bewaard.
- Mailwisselingen aangaande de behandeling (inhoudelijk) worden opgeslagen in je dossier.
3. Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?
Uitsluitend Henriëtte van de Goor is gemachtigd de gegevens die je verstrekt in te zien.
4. Beveiliging van de gegevens
Het digitale dossier is beveiligd volgens de voorschriften van de AVG.
Ik maak gebruik van MijnDiad voor het bijhouden van de dossier en gegevens en het versturen van de facturen. MijnDiad die voldoet aan de AVG. Voor het inloggen bij MijnDiad maak ik gebruik van een tweestapsverificatie.
Mijn laptop is beveiligd met een pincode.
Telefonie en Whatspapp. Soms worden afspraken via Whatsapp gemaakt, hier wordt geen inhoudelijke informatie over de behandeling uitgewisseld. Soms is er telefonisch contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat jouw (mobiele) telefoonnummer in mijn mobiele telefoon is opgeslagen. De telefoon is beschermd met gezichtsherkenning en een inlogcode die alleen bij mij bekend is. Mijn website heeft een SSL certificaat, hierdoor kun je veilig mijn website bekijken.
5. Verwerkingspartners
Voor de vastlegging van het dossier, het maken en versturen van de facturen en mijn boekhouding maak ik gebruik van MijnDiad. Met MijnDiad heb ik een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin duidelijke afspraken zijn gemaakt over de verwerking van de gegevens.
6. Bewaartermijn
Tijdens de behandeling ben ik verplicht je gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn.
Financiële administratie: naar richtlijnen van de Belastingdienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
Dossiers worden 10 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling. Tenzij je de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard.
7. Klachten of vragen
Indien je klachten hebt over de verwerking van je gegevens, laat dit dan direct weten. We zoeken dan samen naar een oplossing. Als wij er samen niet uit komen, dan is dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Indien je vragen hebt over het privacybeleid van Haptonomie met Jet neem dan contact op. Ik beantwoord je vragen graag. Haptonomie met Jet is een eenmanszaak, wettelijke vertegenwoordigd door Henriëtte van de Goor.